Desafio:

Uma empresa líder do setor financeiro, sediada em Belo Horizonte-MG, buscava otimizar suas operações, sobrecarregadas por tarefas repetitivas, demoradas e suscetíveis a erros humanos. A necessidade de aumentar a eficiência e permitir que seus colaboradores se dedicassem a atividades estratégicas impulsionou a busca por uma solução de Automação Robótica de Processos (RPA). A empresa iniciou, então, a procura de um parceiro para realizar toda a estratégia e execução da transformação digital necessária.

Solução proposta:

Com nosso serviço de Staff Augmentation, respondemos às necessidades do cliente com agilidade e precisão. Em um curto prazo, apresentamos candidatos altamente qualificados e alinhados com os requisitos do negócio. Após a aprovação, alocamos um especialista em RPA para acelerar o projeto de automação.

O profissional implementou a solução de RPA utilizando tecnologia de ponta e técnicas de BPM (Business Process Management). Essa abordagem garantiu não só a automação ágil e eficiente dos processos, com mínima intervenção humana, mas também a otimização contínua das operações.

Iniciamos com um mapeamento detalhado dos processos de negócio existentes (AS-IS), utilizando técnicas de modelagem para criar diagramas visuais. Analisamos as atividades e interações entre tarefas, combinando essa visão com os KPIs monitorados pelo cliente, o que nos permitiu diagnosticar com precisão os desafios enfrentados por cada departamento.

Identificamos oportunidades para eliminar gargalos, otimizar interfaces organizacionais e remover tarefas redundantes.

Para alcançar a excelência operacional, nossos engenheiros utilizaram ferramentas de otimização e desenharam novos diagramas de processos (TO-BE), representando o estado ideal das operações. Propusemos novos indicadores de desempenho e desenvolvemos sistemas de automação personalizados para suportar a transformação dos processos.

Seguindo as melhores práticas do BPM CBOK da ABPMP e da engenharia de software, entregamos soluções de automação robustas e eficientes, impactando positivamente os processos críticos do negócio.

Desafios e Maximização de Resultados 

A implementação de RPA, como toda transformação, trouxe desafios que superamos com estratégia e planejamento:

• Adaptação da Equipe:
  Implementamos um programa de treinamento para garantir que a equipe compreendesse as novas dinâmicas de trabalho e desenvolvesse as habilidades necessárias para atuar em áreas estratégicas, potencializando o capital humano da empresa.

• Gestão da Mudança:
  Adotamos uma abordagem cuidadosa na gestão da mudança, garantindo que todos os colaboradores estivessem alinhados com os objetivos do projeto e engajados na jornada de transformação digital, minimizando resistências e maximizando os resultados.

O sucesso deste projeto de RPA reforça a importância crucial de uma abordagem estratégica, com planejamento minucioso, preparação da equipe e o engajamento da alta gestão em todas as etapas. Essa combinação de fatores garante uma implementação eficaz e a maximização dos benefícios da automação, impulsionando a transformação digital da organização.

Benefícios da Implementação

A adoção da automação RPA trouxe diversos benefícios para a organização financeira:

• Redução de erros: A automatização das tarefas repetitivas reduziu a incidência de erros humanos, aumentando a precisão dos processos internos.

• Aumento da produtividade: Com as tarefas rotineiras automatizadas, os funcionários puderam se concentrar em atividades estratégicas e de maior valor agregado, como a resolução de problemas e a tomada de decisões.

• Escalabilidade: A solução permitiu que a empresa ajustasse rapidamente os processos automatizados para atender às demandas flutuantes, sem a necessidade de investimentos significativos em infraestrutura ou contratação de novos funcionários.

• Eficiência operacional: A capacidade dos robôs de operar 24/7 e de forma paralela, garantiu uma execução contínua e eficiente dos processos, contribuindo para uma maior eficiência operacional.

Além dos ganhos significativos com as automações, os diagramas desenhados para os novos processos, serviram também para suportar as exigências em compliance, auditorias e certificações nas quais a organização está sujeita.